Секретарь — это специалист, который работает в офисе и выполняет различные административные задачи, такие как организация встреч, подготовка документов, ответы на телефонные звонки и электронные сообщения, управление офисными запасами и документами.
Работа секретаря многопрофильна. При обучении секретарь, как правило, не знакомится с профилем, направлением деятельности сферы, куда впоследствии устраивается на работу. Это может быть и производство, и сельское хозяйство, и педагогика, и медицина и т.п. А секретарские функции зачастую связаны с профильными вопросами и особенностями. Поэтому секретарю необходимо уметь самоорганизовываться, саморазвиваться, анализировать. Деятельность секретаря требует высокой общей культуры и образованности.
Понятие «секретарь» достаточно сложное и имеет много градаций — от секретаря — помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Разнообразие должностей, квалификаций секретарей предполагает и разнообразие их деятельности, обязанностей и прав, требований к перечню профессиональных компетентностей и их уровню, к уровню образования. Название квалификации «секретарь» происходит от французского средневекового «secretaire», означающего «доверенное лицо», что подразумевает сохранение доверенной информации, секрета, тайны. Не зря говорят, что секретариат — это место секретов. Информированность высококвалифицированного секретаря и общительность его с посетителями не дают возможности проникнуть в конфиденциальную информацию посторонним.
Важно понимать, что эта профессия не имеет гендера, секретарем в наше время может работать как женщина, так и мужчина.
Одной из главных задач секретаря является обеспечение эффективной работы офиса и помощь другим сотрудникам в выполнении своих задач. Секретарь — важное звено в системе контактов руководителя с внешним миром, представителями других организаций и сотрудниками своей. Он организует и участвует в приеме посетителей, подготовке и проведении совещаний, переговоров, презентаций, осуществляет телефонные переговоры. Вовремя получает, обрабатывает документы, оформляет их, хранит и представляет по первому требованию, докладывает информацию. Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов. В небольшой организации на секретаря возлагается все организационное и делопроизводственное обслуживание.